Estas 10 técnicas te harán ser más productivo en el trabajo

En sus tiempos de estudiante, el ingeniero informático Francesco Cirillo obtuvo la inspiración de un temporizador de cocina con forma de tomate ('pomodoro' en italiano). Surgió entonces el método del mismo nombre, cuyo objetivo es ayudarnos a mejorar la concentración y evitar el agotamiento mental. Su ejecución no podría resultar más simple: trabajamos sin descanso durante 25 minutos en una tarea concreta (sin prestar atención a cualquier otra), para después descansar cinco minutos que dedicaremos a levantarnos de nuestro asiento, estirarnos y beber agua. La idea es repetir el proceso unas cuatro veces, tras las cuales nos tomaremos un descanso más prolongado, de entre 15 y 30 minutos.

David Allen es el creador del método de gestión de tiempo 'Getting Things Done' (GTD), en el que se incluye la mítica regla de los dos minutos. Su propósito es evitar que se nos acumulen pequeñas tareas como responder a un correo electrónico, anotar una idea o programar una reunión. Para ello seguiremos la máxima de que, si podemos hacer cualquiera de esas cosas en dos minutos o menos, debemos 'quitárnosla de en medio' rápidamente, sin pensar. Si por el contrario nos ocuparán más tiempo, debemos añadirlas a un listado de pendientes ordenados por prioridad.

Data de los años 40, cuando el ingeniero Taiichi Ohno creó un sistema para mejorar el sistema de producción de Toyota. Debemos trazar tres columnas en una hoja de papel ('Por hacer', 'En proceso' y 'Hecho') y clasificar todas las tareas pendientes, para lo que vienen de perlas herramientas online como 'Trello'.

Esta técnica se basa en los llamados ciclos ultradianos, esto es, en las variaciones periódicas de ciertos parámetros biológicos que se dan en un ciclo inferior a las veinticuatro horas. Se ha demostrado que aprovechar los ciclos naturales de energía de nuestro cuerpo, a fin de cuentas, nos hace ser más productivos. ¿Cómo? Elegimos la tarea que nos corra más prisa, trabajamos en ella durante un máximo de 90 minutos y descansamos media hora dedicándonos a alguna actividad relajante como caminar, meditar con música sosegada o leer el capítulo de un libro.

Descrita por Mel Robbins en su libro 'El poder de los 5 segundos', explica que cuando sintamos el impulso de hacer algo (comenzar a redactar un informe, hacer una llamada importante...), en lugar de sucumbir a las fuerzas que nos invitan a postergarlo, debemos contar hacia atrás de 5 a 1. Al llegar a uno, sin pensarlo dos veces, nos pondremos manos a la obra.

¿Alguna vez has tenido tantos encargos simultáneos que no has sabido por dónde empezar? Nada mejor que esta técnica, desarrollada por el consultor de relaciones públicas Ivy Lee en la década de 1910. Antes de irte a dormir, cada día, anota las seis tareas más importantes de la próxima jornada en orden de prioridad. Ya en el trabajo, sin importar las distracciones que te asalten, no pases al segundo encargo sin haber zanjado el primero (así sucesivamente). En el caso de que no puedas ocuparte de la lista completa, mueve lo pendiente al primer puesto del día siguiente.

También conocida como 'Principio de Pareto' por el apellido del economista italiano que la ideó (Vilfredo Pareto, allá por 1896). Observó que en Italia el 80% de la tierra pertenecía al 20% de la población, lo que le llevó a este enunciado: «En numerosos fenómenos, el 80% de los efectos o resultados son causados por el 20% de las causas o factores». ¿Cómo podemos extrapolar esto en términos de productividad? Muy sencillo: identificando el 20% de las tareas que, en nuestra empresa o cargo, derivan en el 80% de los resultados (las que más sirven a la compañía, como centrarnos en los clientes o cuentas de más importancia).

Se inspira en esta frase célebre de Mark Twain: «Si tu trabajo es comerte una rana, que sea lo primero que hagas nada más levantarte. Y si tu trabajo es comerte dos ranas, cómete la más grande primero». De ahí surgió el libro de Brian Tracy '¡Tráguese ese sapo!' (2001), donde se explica cómo vencer la procrastinación empezando por lo más difícil: elegir nuestra 'rana' más importante al salir el sol y ocuparnos de ella.

Dividir el día en 'bloques de tiempo' resulta de sentido común, pero pocos dedican tiempo a ello. Se ha comprobado que si asignamos tareas concretas a horarios específicos de la jornada, podremos sobrellevarla mucho mejor. Por ejemplo, si tuviésemos que planificar medio día: de 09:00 a 12:00 trabajaremos en un informe urgente; de 12:00 a 13:00 nos pondremos al día con el correo electrónico; de 13:00 a 13:30 programaremos una llamada y la media hora restante la liberaremos para ocuparnos de cualquier imprevisto.

Similar a la anterior, consiste en agrupar tareas parecidas en determinadas franjas horarias: dado que enviar un mail y hacer una llamada no dejan de ser formas de contacto, podemos acometerlas todos los días a la misma hora. Así nos evitaremos estar pendientes del móvil o la bandeja de correo electrónico cada cinco minutos, durante todo el día.