Los colegios profesionales se digitalizan para ofrecer mejores servicios

Los colegios profesionales son los organismos que agrupan a todos aquellos que desempeñan una misma profesión y velan por sus derechos. Estas entidades, que suman un total de 57 en la Región, son un elemento clave para sus afiliados, pues no solo permiten que el trabajo que llevan a cabo los profesionales del sector se realice con rigor, sino que los protegen legalmente, los informan sobre las novedades y los ayudan a estar siempre al día de todo lo que pueda surgir, tanto a nivel legislativo como de técnicas o procedimientos.

En esta lucha por estar siempre al día y ofrecer el mejor servicio a sus colegiados, las tecnologías se han convertido en su principal aliado. Si bien estos organismos ya habían comenzado un proceso de adaptación a las nuevas herramientas, la covid-19 ha acelerado una digitalización que ha traído consigo nuevos servicios y ha permitido que los colegiados puedan ahorrar tiempo y costes en desplazamientos.

Uno de estos elementos que se acrecentó con la pandemia fue el área privada para los colegiados en los portales de estos organismos. Mediante un usuario y contraseña, los miembros de la entidad pueden acceder a un portal personal en el que tienen a buen recaudo información relevante y pueden comunicarse directamente con el organismo, a fin de evitar esperas y acelerar los procedimientos. A veces este servicio también incluye un espacio en la nube en el que poder almacenar documentos relevantes para su actividad laboral, todo ello con las máximas medidas de seguridad 'online' que evitan ataques cibernéticos como el 'ramsomware' (o secuestro de datos) u otro tipo de robo de información privada tanto del profesional como de sus clientes.

Por otro lado, la digitalización no solo tiene que ver con los servicios que se da a la sociedad, sino que también se ha incorporado en la actividad diaria de los colegios, permitiendo que se intercambien datos entre distintos departamentos y se mecanicen actividades que no necesitan la intervención de los técnicos. Todo ello ayuda, por ejemplo, a acelerar trámites sencillos y a ahorrar tiempo y costes. Ejemplo de ello es el sistema de cita previa para aquellos que necesiten un encuentro presencial o el sistema de ventanilla única, a través del que se puede hacer, por ejemplo, el alta de nuevos colegiados o la inscripción de una queja o denuncia.

Una de las cosas que más se impulsó durante la cuarentena es la formación 'online'. Las charlas y conferencias que solían realizarse en torno a un tema concreto pasaron a un formato digital mediante 'webinars', seminarios a través de aplicaciones como Google Meet o Zoom que tratan aspectos variados: desde actualizaciones del sector o novedades técnicas aplicables a la actividad, hasta debates sobre temas novedosos. Por otro lado, también se han impulsado cursos semipresenciales o digitales que permiten que los colegiados puedan compaginar su vida personal y profesional con la formación y actualización, sin necesidad de desplazamientos y adaptando su progreso a sus necesidades concretas. En el caso del Colegio Oficial de Arquitectos de la Región de Murcia esto va mucho más allá, pues cuentan con su propia escuela de formación en la que ofertan una amplísima variedad de actividades y se puede encontrar más datos sobre el equipo docente, los espacios y equipamientos de la escuela o las empresas colaboradoras.

Conocer las últimas noticias del ámbito en el que se trabaja es clave para poder ofrecer a los clientes el mejor servicio. Por ello, conscientes de que la información es poder, todos los colegios profesionales cuentan ya con una sección de noticias en las que aparecen desde boletines oficinales del estado hasta artículos de prensa o reportajes. Por otro lado, también es ya frecuente el envío de 'newsletters', una especie de publicación digital que se distribuye mediante correo electrónico y que tiene una periocidad diaria, mensual o semanal. A través de ella y de un modo sencillo se recibe información clave sobre las últimas novedades del sector, a veces incluso con enlaces para ampliar los datos. Esto permite conocer de primera mano qué se necesita revisar y qué cambios ha habido recientemente, lo que supone un ahorro de tiempo y, por tanto, un aumento de la eficiencia. Por último, algunos de ellos tienen incluso sus propias revistas semanales o mensuales, como el Colegio Oficial de Biólogos de la Región de Murcia.

También como información se pueden considerar los directorios de empresas y trabajadores del sector. En algunas páginas web de estos organismos disponen de una pestaña con datos sobre empresas relevantes del sector, además de forma de contactar con estas mediante dirección, teléfono, correo o web.

Más allá de hacer un buen trabajo, comunicar que se ha realizado y ponerlo en valor también es importante. Por ello, para resaltar los avances que cada uno de estos sectores ha realizado, los colegios profesiones han impulsado galardones propios en los que premian a sus miembros. Estas citas, además de reconocer el esfuerzo realizado a lo largo del año, son también un buen lugar para conocer a la competencia, crear acuerdos de colaboración y, en definitiva, realizar lo que en inglés se denomina 'networking'.

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