La digitalización optimiza los despachos de abogados

Los abogados no solo recurren a la digitalización para conectarse con sus clientes, sino que también la adoptan para mejorar los servicios que ofrecen, facilitarles el trabajo diario, aumentar la competitividad con respecto a la competencia y adelantarse a posibles inconvenientes. Se trata, sin duda, de una necesidad estratégica para seguir siendo competitivos en un entorno cada vez más complejo y exigente. A esto se suma que los clientes, por norma general, están dispuestos a cambiar de proveedor de servicios legales si tienen la sensación de que otro bufete sí le respondería en función a sus expectativas.

En la actualidad, y en plena era digital, los clientes demandan más inmediatez, comunicación y accesibilidad, de ahí que los despachos que no hayan incorporado las nuevas tecnologías y procesos puedan estancarse e incluso quedarse atrás. Lo que pone de manifiesto que la transformación digital es una decisión clave para la actividad jurídica, dado que le permite ganar en eficiencia operativa y en calidad del servicio; de lo contrario, se vería saturado de trabajo manual y no cumpliría con las expectativas del público.

Al respecto, los despachos tradicionales han dado el paso de subirse a la ola de la digitalización para permanecer en primera línea y así responder a las exigencias de los clientes y competir con las firmas que sí están completamente digitalizadas.

Mejorar la productividad y reducir los costos operativos son algunas de las principales ventajas que aporta la transformación digital a los bufetes de abogados. Porque sirve para automatizar los procesos rutinarios y administrativos, como la facturación, el seguimiento de plazos y la generación de contratos y documentos legales mediante el uso de plantillas inteligentes y sistemas de gestión, lo que reduce no solo el tiempo dedicado a tareas administrativas, sino también los errores humanos que puedan ocasionarse en la introducción de datos y el tiempo invertido. El uso de herramientas como el software de gestión favorece la validación automática de datos, ganando en precisión en cada tarea. Por otra parte, el ahorro de tiempo ahora puede emplearse en atender a más clientes o trabajar en casos más complicados, mejorando la eficiencia operativa e incluso la rentabilidad para el despacho.

Además, flexibiliza el dónde y el cuándo trabajar, dado que los abogados y otros miembros de la plantilla pueden acceder en remoto a los documentos y sistemas del despacho desde cualquier lugar y momento; esto permite gestionar mejor el tiempo y la satisfacción laboral. Con soluciones basadas en la nube, los equipos pueden seguir funcionando de manera eficiente, tanto dentro como fuera de la oficina. Igualmente, destaca la automatización del calendario y los recordatorios para cumplir con los plazos sin riesgos de omisiones o retrasos.

Otro de los aspectos más interesantes está estrechamente vinculado con la relación con los clientes, permitiendo mantener una comunicación más constante y directa, con novedades de sus casos en tiempo real. Así consiguen retener y atraer nuevos contactos, a través de una experiencia excepcional, transparente y personalizada.

Históricamente, las reuniones presenciales eran obligatorias en la relación que mantenían los abogados con sus clientes para abordar cada caso, con el propósito de establecer un vínculo de confianza en la intimidad de un despacho. Pero el paso del tiempo, los nuevos hábitos de la sociedad, la digitalización e incluso la pandemia que las videoconferencias sean la alternativa más demandada para permanecer lejos y cerca a la vez, unidas a las llamadas telefónicas y correos electrónicos.

Por lo general, los procesos judiciales suelen ser largos. Los procesos antes, durante y después llevan aparejados una lluvia de papeles que, en ocasiones, son difíciles de gestionar de forma manual, sobre todo para los clientes, que en la mayoría de ocasiones carecen de experiencia, pero que necesitan tener estos documentos a mano y conocer en todo momento cómo avanzan sus procesos. Para estas situaciones, los despachos de abogados han habilitado en sus páginas webs unas áreas personales a las que los clientes acceden introduciendo sus usuarios y contraseñas. De esta manera, tienen a golpe de clic información sobre sus procedimientos, pueden realizar gestiones sencillas y la posibilidad de contactar con sus abogados.

Estos portales digitales se complementan con chatbots para que quien lo desee pueda mantener una conversación automatizada con un bufete, como ya ocurre con Irene, de Renfe. Esta herramienta, entre otras ventajas, da la sensación de una atención inmediata, permitiendo al usuario que no quiere llamar por teléfono, enviar un email o rellenar un formulario, interactuar mediante un chatbot. Además, este servicio ayuda a que los abogados o trabajadores no tengan que estar pendiente de la web de forma continua y eviten las tareas repetitivas, lo que permite que dediquen el tiempo que se les queda libre en concentrarse en otras tareas que sean mucho más importantes. Cabe indicar que las formas de contacto nunca deben ser excluyentes, sino que sea el cliente el que decida por qué canal quiere contactar con el despacho.

La reputación es un factor que los despachos de abogados tienen muy en cuenta. Hacer las cosas bien, ser rápidos y eficientes, generar confianza en los clientes, establecer una relación de cercanía y asesorar de la mejor forma posible son algunas de las claves que hacen que el boca a boca haga su función y los éxitos pasados atraigan a nuevas personas que buscan los mejores profesionales jurídicos. Para poner en marcha este mecanismo, las redes sociales se han convertido en un gran aliciente para estos negocios.

Algunos bufetes apuestan por abrir perfiles en las principales plataformas, como Instagram, TikTok, Facebook, LinkedIn o X, para presentar sus servicios, equipos, novedades, casos de éxito e incluso las opiniones que los clientes dejan libremente a través de las publicaciones, provocando 'engagement', es decir, interacción constante que genera confianza e imagen de marca.

Estas herramientas también se utilizan desde la vertiente formativa. Mediante distintas publicaciones, los juristas trasladan a sus comunidades una serie de conocimientos básicos sobre los distintos ámbitos del Derecho, aportando datos, noticias de actualidad, cambios legislativos, sentencias que han creado jurisprudencia, nuevos congresos o jornadas técnicas... de forma sencilla que con frecuencia solo conocen aquellos que forman parte de este sector.

• Temas
• Economía en la Región